Co grozi agencji pracy za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca? Kary, konsekwencje, realne przypadki
Ustawa z 2025 roku radykalnie podniosła ryzyka dla agencji zatrudnienia, które nie dopilnują legalności pracy cudzoziemców. Dla zwykłej firmy grzywna jest bolesna, ale nie kończy działalności. Dla agencji pracy błędne zatrudnienie jednego cudzoziemca może oznaczać wykreślenie z rejestru i praktyczne zamknięcie biznesu.
Najważniejsze informacje w skrócie
- Grzywna za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi wynosi od 3 000 do 50 000 zł i jest liczona za każdą osobę osobno (art. 84 ust. 1 i 13 ustawy z 20 marca 2025 r.).
- Inspektor pracy lub Straż Graniczna może nałożyć mandat do 10 000 zł bez udziału sądu — to element, który przyspiesza i odformalizowuje karanie.
- Agencja zatrudnienia, która skieruje do pracy tymczasowej cudzoziemca bez ważnego tytułu pobytowego, podlega obligatoryjnemu wykreśleniu z rejestru agencji zatrudnienia — marszałek województwa „wykreśla” taką firmę z rejestru KRAZ.
- Niezgłoszenie pracownika do ZUS to nie tylko zaległość składkowa — to przestępstwo z art. 219 Kodeksu karnego, zagrożone karą do 2 lat pozbawienia wolności.
- Wykreślenie z rejestru oznacza utratę prawa do prowadzenia działalności jako agencja pracy tymczasowej — bez tego wpisu agencja nie może legalnie istnieć.
- Ustawa wprowadziła też 2-letni okres karencji dla podmiotów, które wcześniej naruszyły przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców — to czas, w którym nie można ubiegać się o nowy wpis.
Dlaczego ten temat jest inny dla agencji pracy niż dla zwykłej firmy
Kiedy zwykła firma produkcyjna zatrudni cudzoziemca bez wymaganego zezwolenia, ryzykuje grzywnę i kontrolę. Boli, ale firma dalej istnieje. Kiedy to samo zrobi agencja zatrudnienia, konsekwencje są strukturalnie inne — bo agencja pracy działa na podstawie wpisu do rejestru, a ten wpis można jej odebrać. Bez wpisu nie ma firmy.
To rozróżnienie rzadko jest jasno komunikowane w ogólnych poradnikach o zatrudnianiu cudzoziemców, które pisze się z perspektywy przeciętnego pracodawcy. Ten artykuł skupia się wyłącznie na tym, co dotyczy agencji pracy tymczasowej i agencji zatrudnienia — z pominięciem wątków, które dla tej branży są drugorzędne.
Kluczowy wniosek: dla agencji pracy największym ryzykiem nie jest sama grzywna finansowa, lecz obligatoryjne wykreślenie z rejestru agencji zatrudnienia — sankcja, której nie podlega żaden inny rodzaj pracodawcy w Polsce.
Co prawo uznaje za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca
Podstawą prawną jest ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621), obowiązująca od 1 czerwca 2025 roku. Zastąpiła ona wcześniejsze przepisy rozproszone między ustawą o promocji zatrudnienia i ustawą o skutkach powierzania pracy cudzoziemcom przebywającym nielegalnie.
Artykuł 2 pkt 2 ustawy definiuje nielegalne powierzenie pracy. W praktyce agencja powierza pracę nielegalnie, gdy zachodzi którakolwiek z sytuacji: cudzoziemiec przebywa w Polsce nielegalnie — bez ważnego tytułu pobytowego; tytuł pobytowy, który posiada, nie uprawnia go do wykonywania pracy; nie ma wymaganego zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy wpisanego do ewidencji; praca jest wykonywana na innych warunkach lub innym stanowisku niż wskazane w zezwoleniu lub oświadczeniu; nie zawarto z nim pisemnej umowy.
Dla agencji pracy szczególnie istotne są dwa dodatkowe przypadki, dodane specjalnie z myślą o tej branży: skierowanie cudzoziemca do pracy przez podmiot, który nie jest agencją zatrudnienia, oraz skierowanie cudzoziemca do pracy na rzecz innego podmiotu na innej podstawie niż umowa o pracę tymczasową. To bezpośrednie uderzenie w model, w którym agencja formalnie "pożycza" pracownika, ale faktycznie funkcjonuje to jak nieuregulowany outsourcing.
Uwaga praktyczna: ustawa nałożyła też nowy obowiązek dokumentacyjny — podmiot powierzający pracę musi żądać od cudzoziemca ważnego dokumentu pobytowego nie tylko przed rozpoczęciem pracy, ale również w jej trakcie, oraz przechowywać kopię tego dokumentu przez cały okres zatrudnienia i jeszcze 2 lata po jego zakończeniu. Brak takiej kopii w dokumentacji to samo w sobie ryzyko podczas kontroli.
Grzywny administracyjne — kto, ile i za co
Artykuł 84 ustawy przewiduje kilka poziomów odpowiedzialności, w zależności od charakteru naruszenia. Wszystkie kary liczy się za każdego cudzoziemca odrębnie — to zmiana wprowadzona specjalnie po to, by sankcja była proporcjonalnie dolegliwa dla podmiotów zatrudniających wielu cudzoziemców naraz, czyli właśnie dla agencji pracy.
| Naruszenie | Podstawa prawna | Wysokość grzywny |
|---|---|---|
| Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi | art. 84 ust. 1 | 3 000 – 50 000 zł |
| Wprowadzenie cudzoziemca w błąd / wyzyskanie zależności | art. 84 ust. 3 | 6 000 – 50 000 zł |
| Żądanie korzyści majątkowej za pomoc w uzyskaniu zezwolenia | art. 84 ust. 4 | 6 000 – 50 000 zł |
| Skierowanie cudzoziemca przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia | art. 84 ust. 11 | min. 6 000 zł / os. |
| Skierowanie do pracy na innej podstawie niż umowa o pracę tymczasową | art. 84 ust. 12 | min. 3 000 zł / os. |
| Nielegalne wykonywanie pracy (odpowiedzialność cudzoziemca) | art. 84 ust. 2 | 1 000 – 5 000 zł |
Dla agencji obsługującej większą liczbę pracowników z zagranicy te liczby szybko się kumulują. Naruszenie dotyczące dziesięciu cudzoziemców jednocześnie to już potencjalnie kilkadziesiąt do kilkuset tysięcy złotych grzywny — nawet przy stawce minimalnej.
Wykreślenie z rejestru agencji zatrudnienia - sankcja specyficzna dla branży
To jest sankcja, która odróżnia agencje pracy od każdego innego pracodawcy w Polsce. Zgodnie z art. 18m ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, marszałek województwa wykreśla agencję z rejestru agencji zatrudnienia, jeżeli agencja — na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych — powierzy wykonywanie pracy cudzoziemcowi przebywającemu bez ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce.
Forma czasownika ma tu znaczenie prawne. Przepis nie mówi "może wykreślić", co dawałoby organowi pole do oceny okoliczności. Mówi "wykreśla" — co oznacza decyzję związaną, którą marszałek województwa musi wydać po stwierdzeniu naruszenia, niezależnie od skali czynu, intencji agencji czy okoliczności łagodzących.
Dlaczego to jest poważniejsze niż grzywna: wpis do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ) jest warunkiem prawnym prowadzenia działalności jako agencja pracy tymczasowej. Bez tego wpisu agencja nie może legalnie kierować pracowników do pracy u klientów. Wykreślenie nie jest dodatkową karą obok grzywny — to praktyczne zamknięcie linii biznesowej, a w wielu przypadkach całej firmy.
Jak to wygląda w praktyce
Wykreślenie dotyczy konkretnego naruszenia: skierowania do pracy tymczasowej cudzoziemca, który nie miał ważnego tytułu pobytowego. To węższy zakres niż cała definicja nielegalnego powierzenia pracy z art. 2 pkt 2 — ale jednocześnie to najbardziej podstawowy i najczęściej spotykany scenariusz: pracownik, którego wiza lub karta pobytu wygasła, a agencja tego nie zweryfikowała na czas albo zweryfikowała i mimo to kontynuowała współpracę.
Marszałek województwa wydaje decyzję administracyjną o wykreśleniu, od której przysługuje odwołanie — ale sam fakt prowadzenia odwołania nie przywraca automatycznie prawa do działania jako agencja zatrudnienia w tym czasie. To oznacza realną przerwę operacyjną, nawet jeśli ostatecznie decyzja zostanie zmieniona.
2 lata karencji - co to znaczy dla agencji i osób zarządzających
Nowa ustawa wprowadziła także 2-letni okres karencji dla podmiotów, które naruszyły przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców. W tym czasie podmiot nie może skutecznie ubiegać się o ponowny wpis do rejestru agencji zatrudnienia.
Dodatkowo, art. 13 ustawy z 2025 roku wprowadza nową podstawę odmowy wydania zezwolenia na pracę: wojewoda może odmówić wydania zezwolenia, jeśli w ciągu ostatnich 24 miesięcy pracodawca utrudniał kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców. To oznacza, że nawet jeśli agencja uniknęła wykreślenia z rejestru, sama postawa wobec kontroli — utrudnianie, zwłoka, brak współpracy — może zablokować jej zdolność do zatrudniania nowych cudzoziemców na kolejne dwa lata.
Warto też pamiętać, że do rejestru agencji zatrudnienia nie może zostać wpisany podmiot, który wcześniej był z niego skreślony z powodu naruszenia przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców, oraz że osoby ubiegające się o nowy wpis muszą złożyć oświadczenie o niekaralności za te konkretne wykroczenia i przestępstwa. To zamyka prostą ścieżkę "zamknij spółkę, otwórz nową" — rejestr odpytuje też o karalność osób zarządzających, nie tylko podmiotu.
Mandaty PIP - kara bez wyroku sądu
Jedną z najistotniejszych zmian proceduralnych wprowadzonych przez ustawę z 2025 roku jest nowelizacja art. 96 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Dzięki niej inspektor pracy może nałożyć mandat karny do 10 000 zł bez udziału sądu, za czyny określone w art. 84 ustawy.
To realnie skraca i przyspiesza proces karania. Wcześniej sprawa musiała trafić do sądu, co dawało firmie czas na przygotowanie obrony i często prowadziło do złagodzenia kary. Teraz inspektor może ukarać na miejscu, podczas kontroli — bez czekania na rozstrzygnięcie sądowe. Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna otrzymały też prawo do niezapowiedzianych kontroli, w tym poza standardowymi godzinami pracy biura.
Co to zmienia operacyjnie: agencja, która wcześniej liczyła na to, że sprawa "rozejdzie się po kościach" zanim trafi przed sąd, dziś musi liczyć się z karą nałożoną i wymagalną od razu, w dniu kontroli. To przesuwa punkt ciężkości z "obrony w sądzie" na "zgodności wykazanej w momencie kontroli".
Odpowiedzialność karna - ZUS i bezpieczeństwo pracy
Poza sankcjami administracyjnymi wynikającymi z ustawy o cudzoziemcach, agencja pracy podlega także ogólnym przepisom karnym chroniącym prawa osób wykonujących pracę zarobkową, zapisanym w rozdziale XXVIII Kodeksu karnego. Dotyczą one każdego pracownika — także cudzoziemca — i są niezależne od tego, czy zatrudnienie samo w sobie było legalne pod względem zezwolenia.
Niezgłoszenie do ubezpieczenia społecznego — art. 219 KK
Kto narusza przepisy o ubezpieczeniach społecznych, nie zgłaszając wymaganych danych albo zgłaszając dane nieprawdziwe, mające wpływ na prawo do świadczeń lub ich wysokość, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat. Sprawcą tego przestępstwa jest płatnik składek — w przypadku spółki, zwykle osoba fizyczna formalnie odpowiedzialna za sprawy kadrowo-płacowe na podstawie wewnętrznego podziału obowiązków.
Narażenie pracownika na niebezpieczeństwo — art. 220 KK
Osoba odpowiedzialna za BHP, która nie dopełnia swoich obowiązków i przez to naraża pracownika na bezpośrednie niebezpieczeństwo utraty życia lub ciężkiego uszczerbku na zdrowiu, odpowiada karnie niezależnie od tego, czy doszło do wypadku. Sam stan narażenia wystarcza do odpowiedzialności — nie trzeba czekać na realny wypadek.
Dlaczego to ważne dla agencji: w modelu pracy tymczasowej odpowiedzialność za BHP bywa rozmyta między agencją a klientem, u którego pracownik faktycznie wykonuje pracę. Brak jasnego rozdzielenia tej odpowiedzialności w umowie z klientem nie zwalnia agencji z odpowiedzialności karnej — sąd bada, kto faktycznie był "odpowiedzialny za bezpieczeństwo i higienę pracy" w danej sytuacji, niezależnie od zapisów umownych.
Kto konkretnie odpowiada w firmie
Odpowiedzialność za naruszenia opisane w tym artykule nie jest abstrakcyjna i nie spada automatycznie na "spółkę" jako twór prawny. W praktyce kary, mandaty i odpowiedzialność karna dotykają konkretnych osób fizycznych:
- Osoby zarządzające — członkowie zarządu lub osoby formalnie kierujące działem kadr mogą zostać ukarani osobiście, niezależnie od odpowiedzialności samej spółki.
- Płatnik składek — w przypadku przestępstwa z art. 219 KK, odpowiada osoba upoważniona na podstawie wewnętrznych przepisów organizacyjnych do dokonywania czynności z zakresu ubezpieczeń społecznych.
- Osoba odpowiedzialna za BHP — w przypadku art. 220 KK, krąg odpowiedzialnych jest ograniczony do osób, na których faktycznie spoczywał obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa.
Warto podkreślić: wyrok skazujący, nawet za czyn z art. 219 KK, skutkuje niemożnością otrzymania zaświadczenia o niekaralności do czasu zatarcia skazania. Dla osoby zarządzającej agencją zatrudnienia — branżą, w której niekaralność jest jednym z formalnych warunków wpisu do rejestru — to konsekwencja, która wykracza daleko poza samą karę orzeczoną przez sąd.
Jak zminimalizować ryzyko - praktyczna checklista
Żaden z opisanych mechanizmów nie działa z automatu w momencie pierwszego błędu — uruchamia go stwierdzone naruszenie, najczęściej podczas kontroli. To oznacza, że odpowiednio zorganizowany proces weryfikacji realnie zmniejsza ryzyko, nawet jeśli nie eliminuje go w 100%.
- Weryfikacja przed rozpoczęciem pracy — sprawdzenie ważności dokumentu pobytowego i zezwolenia na pracę (lub oświadczenia) jeszcze przed pierwszym dniem pracy cudzoziemca, nie po fakcie.
- Weryfikacja cykliczna w trakcie zatrudnienia — ustawa nakłada obowiązek żądania aktualnego dokumentu pobytowego także w trakcie wykonywania pracy; jednorazowa kontrola na wejściu nie jest wystarczająca przy zatrudnieniu trwającym kilka miesięcy.
- Archiwizacja dokumentacji — kopia dokumentu pobytowego musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia oraz dwa lata po jego zakończeniu. Brak tej kopii to samodzielny problem podczas kontroli, niezależnie od faktycznej legalności zatrudnienia.
- Zgodność warunków pracy z dokumentami — stanowisko i warunki pracy muszą odpowiadać temu, co wskazano w zezwoleniu lub oświadczeniu. Przesunięcie pracownika na inne stanowisko bez aktualizacji dokumentów jest samodzielną podstawą do uznania zatrudnienia za nielegalne.
- Postawa podczas kontroli — utrudnianie kontroli legalności zatrudnienia w ciągu ostatnich 24 miesięcy jest samodzielną podstawą odmowy wydania kolejnego zezwolenia na pracę; współpraca z inspektorem podczas kontroli ma znaczenie wykraczające poza samą kontrolę.
- Rola stałej obsługi prawnej: przy skali typowej dla agencji pracy — dziesiątki lub setki cudzoziemców rotujących między klientami — ręczne, doraźne sprawdzanie dokumentów przestaje się skalować. Agencje, które przechodzą ze sporadycznych konsultacji prawnych na stałą obsługę legalizacji zatrudnienia, zyskują systematyczny, a nie reaktywny sposób pilnowania tych terminów — co w świetle opisanych sankcji jest różnicą między pojedynczym mandatem a wykreśleniem z rejestru.
Najczęstsze pytania
Podstawa prawna: ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621); ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (art. 18m, art. 13); Kodeks karny (art. 219, art. 220). Stan prawny na czerwiec 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.
Pomagamy agencjom pracy rosnąć szybciej i działać skuteczniej
WINLINE360 to system kompleksowego rozwoju firm, który łączy marketing, sprzedaż, procesy, finanse, HR, legalizację i automatyzację w jedno spójne środowisko. Pracujemy bezpośrednio z agencjami pracy tymczasowej — znamy realia tej branży od środka: wyzwania operacyjne, sprzedażowe i wizerunkowe. Zamiast kilku rozproszonych podwykonawców masz jednego partnera, który rozumie Twój biznes i odpowiada za efekty.
