WINLINE360 – podcast o prawie, HR i bezpieczeństwie zatrudnienia
Kara 50 000 zł za pracownika?! Prawnik obnaża ryzyka B2B i outsourcingu
Czy Twoje B2B, outsourcing albo współpraca z agencją pracy tymczasowej są bezpieczne, czy tylko wyglądają dobrze na papierze? To pytanie, które coraz częściej zadają sobie właściciele firm korzystający z pracy cudzoziemców, modeli samozatrudnienia i zewnętrznych podwykonawców. W najnowszym odcinku WINLINE360 rozmawiamy o tym z Sebastianem Fischerem – radcą prawnym, który od lat prowadzi firmy przez kontrole ZUS, PIP, urzędów wojewódzkich i skarbówki.
W tym przewodniku zobaczysz, kiedy B2B zaczyna wyglądać jak etat, czym różni się outsourcing procesowy od pracy tymczasowej, jakie zmiany wchodzą od 1 czerwca 2025 r. i skąd biorą się kary rzędu 3 000–50 000 zł za osobę. Pokażemy też, jak zbudować legalny model outsourcingu i zatrudniania cudzoziemców, w którym dokumenty, procesy i praktyka na hali naprawdę się ze sobą zgadzają.
Kiedy B2B zaczyna wyglądać jak etat?
Sebastian Fischer podkreśla, że „całkowicie bezpieczna dla obu stron” umowa B2B po prostu nie istnieje – zawsze ktoś projektuje ją pod ochronę interesów swojego klienta. Dlatego kluczowe jest dopasowanie umowy do realnych warunków współpracy, a nie tworzenie abstrakcyjnych wzorców z internetu.
Granica między B2B, a stosunkiem pracy nie przebiega w nazwie umowy, ale w tym, jak wygląda codzienna praca: kto decyduje o czasie i miejscu, kto wydaje polecenia, z czego rozliczana jest druga strona. W praktyce najbardziej zagrożony model to taki, w którym wszystko wygląda jak etat, ale na papierze widnieje B2B.
Najczęstsze błędy w umowach B2B – szybki „mini audyt” dla właściciela
Z rozmowy wyłania się bardzo praktyczna checklista, którą właściciel firmy może wykorzystać jako 30‑sekundowy „mini audyt” swojego B2B. Wystarczy odpowiedzieć na trzy pytania:
- Kto wyznacza miejsce i czas wykonywania pracy (czy „kontraktor” jest dostępny 8–16 w siedzibie firmy)?
- Z czego rozliczamy się w umowie – z godzin dostępności, czy z konkretnego rezultatu / usługi?
- Na czyim sprzęcie i infrastrukturze ta osoba pracuje – swoim, czy w całości na zapleczu firmy?
Jeżeli odpowiedzi wskazują na silne podporządkowanie, rozliczanie z godzin i korzystanie z zasobów firmy, to jesteśmy bliżej etatu niż klasycznej umowy między dwoma niezależnymi przedsiębiorcami. Dodatkowym „czerwoną flagą” jest wpisywanie do umowy B2B… urlopu, co Sebastian Fischer nazywa wprost poważnym błędem.
Zmiany od 1 czerwca 2025: nowe przepisy, odmowy zezwoleń i „akcja anty‑outsourcingowa”
1 czerwca 2025 weszły w życie dwie ustawy, których efekt Sebastian Fischer nazywa wprost próbą likwidacji outsourcingu pracowniczego w dotychczasowym kształcie. Jedna z nich – regulująca legalizację zatrudnienia – w art. 13 wprowadziła katalog przesłanek do odmowy wydania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców.
Wprost wskazano tam, że zezwolenia nie dostanie podmiot, który kierowałby cudzoziemca do pracy na rzecz podmiotu trzeciego, jeśli sam nie jest agencją zatrudnienia. W praktyce oznacza to zamknięcie „tylnych drzwi” dla outsourcingu pracowniczego opartego na cudzoziemcach, który był bardzo zbliżony do pracy tymczasowej.
Prawnik mówi też o czymś, co przedsiębiorcy odczuwają jako „akcję anty‑outsourcingową” w urzędach: wnioski o legalizację zatrudnienia są obudowane rozbudowanymi pytaniami o sposób wykonywania pracy, strukturę procesów i realną organizację świadczenia usług.
Kary 3 000–50 000 zł za osobę i 6 000 zł dla klienta – nowa mapa ryzyka
Przed 1 czerwca 2025 za nielegalne powierzenie pracy groziła grzywna od 1 000 do 30 000 zł, niezależnie od liczby pracowników objętych naruszeniem. Sebastian Fischer przywołuje sprawy, gdzie przy 100 nielegalnie zatrudnionych osobach sąd wymierzał np. 10 000 zł kary – i na tym koniec.
Po zmianach zasady są znacznie ostrzejsze: za jedno nielegalne powierzenie pracy kara może wynieść od 3 000 do 50 000 zł za jedną osobę. To – jak podkreśla – diametralnie zmienia skalę ryzyka, zwłaszcza w modelach opartych na dużej liczbie pracowników cudzoziemskich.
Nowością jest też wprost wymierzona sankcja po stronie klienta – 6 000 zł za osobę, gdy korzysta on z pracy cudzoziemca w warunkach pracy tymczasowej, ale nie poprzez agencję, tylko w ramach faktycznie nieprawidłowego outsourcingu pracowniczego. Dotychczas kontrahent mógł „schować się” za agencją; dziś ustawodawca celowo przenosi część odpowiedzialności również na niego.
👉 Obejrzyj rozmowę „Kara 50 000 zł za pracownika?!” z Sebastianem Fischerem na YouTube WINLINE360.
Przejdź do wywiaduJak zbudować legalny outsourcing procesowy krok po kroku
Sebastian Fischer nie demonizuje outsourcingu procesowego – podkreśla, że jako umowa nienazwana nadal jest legalnym narzędziem, ale mocno ograniczonym w zakresie korzystania z pracowników cudzoziemskich. Żeby miał szansę obronić się przed urzędami, musi być zaprojektowany jak system, nie jak sam „ładny wzór umowy”.
Proponuje trzy kluczowe kroki:
- Wyznaczenie procesów – klient musi precyzyjnie opisać, jakie procesy wydziela (np. przyjęcie towaru w logistyce), co dzieje się na każdym etapie i jaki jest mierzalny rezultat.
- Właściwy wykonawca – podmiot z własnym, wykwalifikowanym personelem, zapleczem technicznym i realną zdolnością do wykonania usługi „własnym asumptem”, a nie tylko „rękami do pracy”.
- Przygotowanie wykonawcy – brygadziści/kierownicy kierujący personelem u klienta, własne szkolenia BHP i stanowiskowe, zapewnienie odzieży roboczej i narzędzi – w dokumentach i w praktyce.
Umowa jest tu „czubkiem góry lodowej”: jedynie spisuje to, co naprawdę dzieje się w zakładzie. Jeśli papier mówi jedno, a inspektor pracy widzi na hali coś zupełnie innego, cały model staje się trudny do obrony.
Co zmienił KSeF, lepsza analityka urzędów i dlaczego „papier” już nie wystarczy
W dalszej części rozmowy pojawia się wątek KSeF‑u i coraz lepszego połączenia systemów ZUS z administracją skarbową. Nawet mimo upadku głośnego projektu dającego PIP prawo do jednostronnego „przekształcania” umów w stosunki pracy, Sebastian Fischer zwraca uwagę, że organy i tak zyskują coraz więcej danych pozwalających typować podmioty do kontroli.
Z jednej strony oznacza to większe ryzyko dla firm budujących modele na pozornym B2B czy outsourcingu; z drugiej – szansę na szybsze wychwytywanie nieprawidłowości i korektę zanim narosną poważne konsekwencje. W nowej rzeczywistości samo „posiadanie umowy” przestaje być tarczą – liczy się spójność między dokumentami, systemami podatkowo‑ubezpieczeniowymi i realnym sposobem pracy ludzi.
Obejrzyj rozmowę z Sebastianem Fischerem na kanale WINLINE360
Jeżeli korzystasz z B2B, outsourcingu lub pracy tymczasowej – szczególnie z udziałem cudzoziemców – ta rozmowa to praktyczny „check‑up” Twojego modelu, zanim zrobią go za Ciebie urzędy.
W odcinku znajdziesz:
- konkretne przykłady błędów w umowach B2B, które inspektorzy uwielbiają,
- wyjaśnienie, jak interpretować nowe przepisy po 1 czerwca 2025 r.,
- praktyczne wskazówki, jak przygotować firmę na kontrole i audyty.
👉 Obejrzyj rozmowę „Kara 50 000 zł za pracownika?!” z Sebastianem Fischerem na YouTube WINLINE360.
Przejdź do wywiaduFAQ: B2B, outsourcing i zatrudnianie cudzoziemców po zmianach w 2025 r.
Ryzyko „podobieństwa do etatu” pojawia się wtedy, gdy w praktyce to firma wyznacza miejsce i czas pracy, wydaje bieżące polecenia, rozlicza z godzin dostępności i korzysta wyłącznie ze swojego sprzętu oraz infrastruktury. Sama nazwa umowy (B2B vs umowa o pracę) nie ma dla urzędów decydującego znaczenia.
Im bardziej codzienność przypomina klasyczny stosunek pracy – grafiki, przełożony, urlopy w umowie B2B – tym większe ryzyko zakwestionowania modelu przy kontroli ZUS, PIP lub skarbówki i doszacowania kosztów oraz składek.
Do najczęstszych błędów należą: wpisywanie urlopów jak w etacie, rozliczanie z „godzin pracy” zamiast z rezultatu, szczegółowe grafiki oraz przenoszenie regulaminów pracowniczych 1:1 do umów B2B. Taka konstrukcja sama podpowiada, że mamy do czynienia ze stosunkiem pracy.
Drugą grupą błędów są wzorce „skopiowane z internetu” bez analizy realnego modelu współpracy. Niespójność między zapisami umowy a tym, co dzieje się na hali czy w biurze, jest dla inspektora jasnym sygnałem, że konstrukcja B2B może być pozorna.
Po zmianach jedna nielegalnie powierzona praca to kara od 3 000 do 50 000 zł za osobę, a nie – jak wcześniej – jedna grzywna w przedziale 1 000–30 000 zł niezależnie od liczby pracowników. Przy większych zespołach cudzoziemców skala ryzyka rośnie więc wielokrotnie.
Dodatkowo wprowadzono sankcję także dla klienta – 6 000 zł za osobę, jeśli korzysta z pracy cudzoziemca w warunkach pracy tymczasowej, ale poza agencją zatrudnienia. Odpowiedzialność nie kończy się już na pośredniku: organy patrzą również na przedsiębiorcę, który faktycznie korzysta z pracy tych osób.
KSeF oraz coraz lepsze połączenie danych z ZUS, skarbówki i innych rejestrów ułatwia urzędom typowanie firm do kontroli. Łatwiej wychwycić nietypowe schematy fakturowania, nagromadzenie umów B2B czy powtarzające się modele outsourcingowe z udziałem cudzoziemców.
W takiej rzeczywistości sama „ładna umowa” przestaje wystarczać. Liczy się spójność między dokumentami, sposobem rozliczeń i realną organizacją pracy. Im większy rozdźwięk między papierem a praktyką, tym większe ryzyko zakwestionowania całego modelu.