Kontrole Straży Granicznej w agencji pracy tymczasowej i w outsourcingu – co jest sprawdzane, jak się przygotować i co zrobić po kontroli
Od 1 czerwca 2025 roku Straż Graniczna może wejść do Twojej agencji, kwatery pracowników lub hali produkcyjnej klienta bez zapowiedzi i o każdej porze doby. Mandat do 10 000 zł na miejscu, grzywna do 50 000 zł za każdego cudzoziemca z błędem w dokumentacji. Ten artykuł pokazuje, jak wyglądają kontrole od środka – na podstawie rzeczywistych protokołów.
Najważniejsze informacje w skrócie
- Od 1 czerwca 2025 roku SG może prowadzić kontrole bez zapowiedzi, o każdej porze doby – w siedzibie agencji, kwaterze pracowników i u pracodawcy użytkownika.
- Mandat nakładany na miejscu przez inspektora to do 10 000 zł bez udziału sądu. Grzywna sądowa za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca wynosi od 3 000 do 50 000 zł – za każdą osobę osobno.
- SG ma dostęp do systemów POL-on, baz ZUS i danych wojewodów – weryfikuje dokumenty głębiej niż wzrokowe sprawdzenie legitymacji czy karty pobytu.
- Nowy obowiązek od 1 czerwca 2025: kopie dokumentów pobytowych muszą być przechowywane przez cały okres zatrudnienia oraz 2 lata po jego zakończeniu.
- Utrudnianie kontroli w ciągu ostatnich 24 miesięcy jest samodzielną podstawą odmowy wydania kolejnych zezwoleń na pracę.
- Po otrzymaniu protokołu masz 7 dni na zgłoszenie zastrzeżeń – to jedyna formalna ścieżka zakwestionowania ustaleń na tym etapie.
Spis treści
Co sprawdza Straż Graniczna w agencji pracy tymczasowej i w outsourcingu – pełna lista
Straż Graniczna skupia się na dwóch obszarach: legalność pobytu i legalność pracy – czyli dokumentach uprawniających cudzoziemca do przebywania w Polsce i do wykonywania pracy. Oba muszą być ważne jednocześnie. Wygasły dokument pobytowy oznacza nielegalne zatrudnienie, nawet jeśli zezwolenie na pracę jest aktualne.
Na miejscu, podczas kontroli, funkcjonariusze SG sprawdzają:
- Ważność dokumentów pobytowych każdego cudzoziemca – paszport, karta pobytu, wiza.
- Zezwolenia na pracę lub oświadczenia – czy istnieją, czy są aktualne, czy stanowisko i pracodawca wpisany w dokumencie zgadzają się z rzeczywistością. Jeśli zezwolenie wskazuje „operator maszyn”, a pracownik kompletuje zamówienia – to naruszenie.
- Kopie dokumentów pobytowych w aktach pracowniczych – obowiązek wprowadzony 1 czerwca 2025 roku. Musisz żądać dokumentu pobytowego nie tylko przed zatrudnieniem, ale cyklicznie w jego trakcie, i przechowywać kopie przez cały okres zatrudnienia plus 2 lata po zakończeniu.
- Wpis do KRAZ – czy agencja ma prawo świadczyć usługi pracy tymczasowej i w outsourcingu, w tym czy nie obejmuje jej 2-letnia karencja dla podmiotów zarejestrowanych po 1 czerwca 2025 roku.
Kontrola Straży Granicznej krok po kroku – upoważnienie, zakres, Twoje prawa na start
Do siedziby agencji lub na teren pracodawcy użytkownika przyjeżdżają funkcjonariusze. Przedstawiają się i mówią, że chcą przeprowadzić kontrolę.
Pierwsza i najważniejsza rzecz: masz prawo – i powinieneś – poprosić o upoważnienie do kontroli.
Bez upoważnienia kontrola nie może być wszczęta. To dokument, który określa kto, co, gdzie i w jakim czasie może sprawdzać. Wystawia go komendant właściwej placówki SG – na piśmie, przed rozpoczęciem czynności. Zawiera:
- imię i nazwisko funkcjonariusza oraz numer legitymacji służbowej,
- zakres przedmiotowy kontroli,
- termin, w jakim kontrola może być prowadzona.
Jeśli któregokolwiek z tych elementów brakuje – masz podstawę do zakwestionowania czynności. Masz też prawo zanotować te dane. To nie jest gest nieufności – to uprawnienie wynikające wprost z przepisów.
Upoważnienie precyzuje też zakres kontroli. Funkcjonariusz nie może wychodzić poza wskazany zakres. Jeśli obejmuje dokumenty z określonego okresu – tylko ten okres jest objęty kontrolą.
Kontrola może zacząć się od wezwania pisemnego
Organ może najpierw wysłać wezwanie, żądając udostępnienia dokumentacji. Na dostarczenie tych dokumentów masz zazwyczaj 7 dni od odbioru pisma. Ten termin biegnie niezależnie od tego, czy dokumenty masz pod ręką.
Prawa agencji pracy podczas kontroli SG – zastrzeżenia, sprzeciw, odmowa mandatu
Jako podmiot kontrolowany masz konkretne uprawnienia, z których warto korzystać:
- Zastrzeżenia do protokołu – 7 dni od jego otrzymania. Organ musi je rozpatrzyć i odnieść się do nich na piśmie.
- Odmowa przyjęcia mandatu – sprawa trafia wtedy do sądu. Decyzja warta rozważenia z prawnikiem, bo sąd ocenia całość materiału dowodowego.
- Sprzeciw wobec czynności kontrolnych naruszających przepisy Prawa przedsiębiorców – w terminie 3 dni roboczych od wszczęcia kontroli, na piśmie z uzasadnieniem.
Kontrola SG w agencji pracy – dwa realne przypadki z protokołów Straży Granicznej
Poniżej dwa rzeczywiste przypadki z kontroli przeprowadzonej przez Placówkę SG w Olsztynie w okresie od października 2025 do lutego 2026 roku. Nazwy i dane osobowe zostały pominięte. Mechanizmy działają wszędzie tak samo.
Legitymacja studencka, której nie ma
Agencja zatrudniła cudzoziemca spoza UE na podstawie umowy o pracę tymczasową, a następnie umowy zlecenia. Cudzoziemiec posiadał legitymację studencką wyższej uczelni – co, zgodnie z przepisami, zwalnia z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę. Agencja oparła się na tym dokumencie i nie wystąpiła o zezwolenie.
Straż Graniczna sprawdziła status cudzoziemca w systemie POL-on. Wynik: cudzoziemiec figuruje jako przyjęty na uczelnię, ale nigdy nie złożył ślubowania. Nie uczęszczał na zajęcia, nie zaliczył żadnego przedmiotu. Zgodnie z Prawem o szkolnictwie wyższym status studenta nabywa się z chwilą złożenia ślubowania – nie z momentem zapisania się na uczelnię.
Legitymacja studencka była dokumentem wystawionym przez uczelnię osobie, która studentem w świetle prawa nie była.
Zezwolenie jest, ale wymiar czasu pracy już nie
Cudzoziemiec z Ukrainy z ważnym zezwoleniem na pobyt i pracę. Wszystkie dokumenty w porządku, umowa zgodna z zezwoleniem – wymiar czasu pracy określony na poziomie 40 godzin tygodniowo.
SG przeanalizowała ewidencję czasu pracy. W jednym z miesięcy objętych kontrolą cudzoziemiec przepracował 84 godziny.
Stanowisko SG: powierzenie pracy w wymiarze niższym niż określony w dokumencie legalizacyjnym wyczerpuje znamiona nielegalnego powierzenia pracy. Zezwolenie na pracę określa konkretne warunki, w tym wymiar czasu pracy. Odchylenie od tych warunków bez uzyskania nowego dokumentu stanowi wykroczenie z art. 84 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r.
Pełna lista dokumentów żądanych przez Straż Graniczną w 2026 roku
Wezwania wystawiane przez Placówki SG w 2026 roku obejmują następującą dokumentację. Termin na dostarczenie to zazwyczaj 7 dni od dnia doręczenia wezwania:
- Kopie dokumentów uprawniających do pobytu – paszporty wraz ze stronami ze stemplami granicznymi, karty pobytu, wizy.
- Umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło wraz z aneksami.
- Oświadczenia o zamiarze powierzenia pracy i zezwolenia na pracę lub decyzje o pobycie stałym/czasowym.
- Świadectwa pracy.
- Dokumenty ZUS: zgłoszenia ZUA, raporty miesięczne ZUS P RCA za wskazany okres, imienne raporty o wypłaconych świadczeniach ZUS P RSA.
- Karty ewidencji czasu pracy i karty wynagrodzeń wraz z zestawieniami.
- Powiadomienia starosty wynikające z art. 19 oraz art. 70 ustawy z dnia 20 marca 2025 r.
- Powiadomienia o okolicznościach z art. 70 ust. 1 pkt 1 i 2 tej samej ustawy.
- Inne dokumenty potwierdzające zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia – np. Karta Polaka.
Co zrobić po otrzymaniu protokołu kontroli SG – i jakich błędów unikać
Protokół kontroli otwiera kilka ścieżek. Wybór między nimi ma realne konsekwencje.
Masz 7 dni na zastrzeżenia
Od daty otrzymania protokołu możesz zgłosić zastrzeżenia na piśmie. To jedyna formalna możliwość zakwestionowania ustaleń na tym etapie. Organ musi je rozpatrzyć i odnieść się do nich na piśmie. Jeśli masz dokumenty przeczące ustaleniom albo uważasz, że organ błędnie zakwalifikował stan faktyczny – to jest moment, żeby to wykazać.
Odmowa podpisania protokołu niczego nie zmienia
Odmowa podpisania nie wstrzymuje biegu terminu na zastrzeżenia i nie zwalnia z odpowiedzialności. Organ odnotowuje odmowę w protokole i proceduje dalej. Jedyne co osiągasz – to brak własnego podpisu pod dokumentem, który i tak wywołuje skutki prawne.
Odmowa przyjęcia mandatu – kiedy ma sens
Jeśli uważasz, że mandat został nałożony niesłusznie, z naruszeniem procedury albo na podstawie błędnej kwalifikacji – masz prawo go odmówić. Sprawa trafia wtedy do sądu. To decyzja, którą warto podjąć z prawnikiem, bo sąd ocenia całość materiału dowodowego.
Checklista przed kontrolą Straży Granicznej w agencji pracy – co sprawdzić
- Aktualne kopie dokumentów pobytowych wszystkich cudzoziemców w aktach, dostępne natychmiast na żądanie.
- Zezwolenia i oświadczenia zgodne z faktycznym stanowiskiem i pracodawcą – żadnych rozbieżności między dokumentem a rzeczywistością.
- Weryfikacja statusu studenta przy cudzoziemcach korzystających ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia – zaświadczenie z uczelni, nie tylko legitymacja.
- Ewidencja czasu pracy zgodna z wymiarem wskazanym w dokumencie legalizacyjnym – każde odchylenie wymaga decyzji i dokumentacji.
- Procedura cyklicznej weryfikacji – przynajmniej raz na kwartał sprawdzasz, które dokumenty wygasają w ciągu 30–60 dni.
- Wyznaczona jedna osoba do kontaktu z kontrolerami – wszyscy pracownicy wiedzą, że nie udzielają informacji samodzielnie.
- Umowa z pracodawcą użytkownikiem zgodna z ustawą o APT – wyraźny podział zadań i odpowiedzialności, w tym za BHP.
- Wpis do KRAZ aktualny, obejmujący właściwy zakres działalności.
FAQ: kontrole Straży Granicznej w agencji pracy tymczasowej i w outsourcingu
Tak. Od 1 czerwca 2025 roku SG może prowadzić kontrole bez uprzedniego zawiadomienia, o każdej porze doby – zarówno w siedzibie agencji, jak i w kwaterze pracowników czy u pracodawcy użytkownika.
Poprosić o upoważnienie do kontroli. Bez tego dokumentu kontrola nie może być wszczęta. Sprawdź, czy zawiera imię i nazwisko funkcjonariusza, numer legitymacji, zakres kontroli i termin jej prowadzenia. Masz prawo zanotować te dane.
Nie. SG weryfikuje status studenta w systemie POL-on. Status studenta nabywa się z chwilą złożenia ślubowania – nie z momentem zapisania się na uczelnię. Zawsze żądaj zaświadczenia z uczelni potwierdzającego aktualny status i weryfikuj go cyklicznie.
Tak. Zezwolenie na pracę definiuje konkretne warunki zatrudnienia, w tym wymiar czasu pracy. Odchylenie od tych warunków bez aktualizacji dokumentu legalizacyjnego jest wykroczeniem z art. 84 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r.
7 dni od daty otrzymania protokołu. To jedyna formalna możliwość zakwestionowania ustaleń kontroli na tym etapie. Organ ma obowiązek rozpatrzyć zastrzeżenia i odnieść się do nich na piśmie.
Nie. Odmowa podpisania nie wstrzymuje biegu terminu na zastrzeżenia i nie zwalnia z odpowiedzialności. Organ odnotowuje odmowę i proceduje dalej. Zamiast odmawiać podpisania, skup się na wniesieniu merytorycznych zastrzeżeń w terminie 7 dni.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621); ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; ustawa z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej; Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Stan prawny na czerwiec 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.
Pomagamy agencjom pracy rosnąć szybciej i działać skuteczniej
WINLINE360 to system kompleksowego rozwoju firm, który łączy marketing, sprzedaż, procesy, finanse, HR, legalizację i automatyzację w jedno spójne środowisko. Pracujemy bezpośrednio z agencjami pracy tymczasowej – znamy realia tej branży od środka: wyzwania operacyjne, sprzedażowe i wizerunkowe. Zamiast kilku rozproszonych podwykonawców masz jednego partnera, który rozumie Twój biznes i odpowiada za efekty.
