Nowelizacja ustawy uderzy w każdą agencję pracy. Zmiany, które musisz znać
Planowana nowelizacja przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców może oznaczać dla APT wyższe kary, mniej elastyczności, więcej obowiązków dokumentacyjnych i większą odpowiedzialność za zgodność procesów z prawem.
Najważniejsze informacje w skrócie
- Planowane zmiany mogą wprowadzić bardziej restrykcyjne zasady czasu pracy cudzoziemców na umowach cywilnoprawnych.
- Kary za nielegalne powierzenie pracy mogą być liczone osobno za każdą osobę.
- Odpowiedzialność za pozorny outsourcing może objąć również klienta agencji.
- Agencje powinny uporządkować dokumentację, terminy i procesy kontroli jeszcze przed wejściem nowych regulacji.
- Najważniejszym zabezpieczeniem dla APT jest regularny audyt legalności zatrudnienia.
Zobacz całą rozmowę
Nowelizacja ustawy uderzy w każdą agencję pracy. Roman Broszczak wylicza zmiany, które musisz znać
Zobacz pełną rozmowę o planowanych zmianach dla agencji pracy, ryzyku kar, legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, outsourcingu procesowym oraz działaniach, które warto podjąć przed wejściem nowych zasad.
Kogo dotknie nowelizacja ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców?
Planowane zmiany mogą odczuć nie tylko agencje pracy tymczasowej. Dotyczą całego ekosystemu zatrudnienia cudzoziemców: pracowników, pracodawców użytkowników, podwykonawców, pośredników oraz firm korzystających z outsourcingu.
Dla APT konsekwencje będą jednak szczególnie istotne. To agencja często odpowiada za dokumentację, legalizację zatrudnienia, kontakt z urzędami, organizację pracy i zgodność modelu współpracy z klientem. Im większa skala zatrudnienia, tym większe znaczenie ma każdy detal: data dokumentu, wymiar czasu pracy, ważność paszportu, ewidencja godzin czy sposób nadzoru nad pracownikami.
Limity godzin na umowach zlecenia — co mogą oznaczać dla APT?
Jednym z najbardziej kontrowersyjnych elementów omawianego projektu są limity godzinowe dla cudzoziemców zatrudnianych na umowach cywilnoprawnych. Przedział wskazany w rozmowie wynosi od 40 do 184 godzin miesięcznie.
Rozwiązanie ma ograniczać nadużycia, w tym przypadki, w których rzeczywisty czas pracy nie odpowiada warunkom wpisanym do dokumentów legalizacyjnych. Jednocześnie sztywne widełki mogą nie odpowiadać realiom rynku pracy tymczasowej, gdzie zapotrzebowanie klienta bywa zmienne, a część stanowisk ma ograniczony wymiar pracy.
Cel regulacji
Ograniczenie fikcyjnych umów i rozbieżności między zadeklarowanym a rzeczywistym czasem pracy.
Ryzyko dla APT
Trudniejsze dopasowanie dokumentacji do pracy sezonowej, niepełnego wymiaru i zmiennych harmonogramów klienta.
Zmiana wymiaru pracy może wymagać nowego zezwolenia
W APT wymiar pracy pracownika może zmieniać się z tygodnia na tydzień. Produkcja może zwolnić, klient może ograniczyć zmiany, a zapotrzebowanie może czasowo spaść. Dotychczas takie sytuacje dawały agencji większą elastyczność operacyjną.
Według omawianego projektu istotna zmiana wymiaru pracy może wiązać się z obowiązkiem aktualizacji dokumentów albo uzyskania nowego zezwolenia. Jeżeli dokument wskazuje 40 godzin tygodniowo, a faktyczna praca przez dłuższy czas spada do 30 godzin, dokumentacja może wymagać dostosowania.
Kary za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców mogą być wyższe
Projekt ma precyzować, że widełki kar dotyczą jednego cudzoziemca. Oznacza to, że sankcje mogą sumować się wraz z liczbą wykrytych nieprawidłowości.
Przy pojedynczym przypadku problem może być kosztowny. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset pracownikach może zagrozić płynności finansowej agencji. W rozmowie wskazano przykład minimalnej kary 3 000 zł za osobę, co obrazuje, jak szybko rośnie ryzyko przy dużej skali.
Audyt legalności zatrudnienia: najważniejsze zabezpieczenie APT
W bardziej restrykcyjnym otoczeniu prawnym audyt legalności zatrudnienia nie może być jednorazowym działaniem podejmowanym dopiero po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli. Dobrą praktyką jest audyt cykliczny, np. kwartalny.
Weryfikacja powinna obejmować ważność paszportów, wiz, zezwoleń i oświadczeń, zgodność dokumentów z faktycznie wykonywaną pracą, ewidencję czasu pracy, umowy, obieg dokumentów oraz poprawność modelu współpracy z klientami.
Outsourcing procesowy a praca tymczasowa — jak rozpoznać różnicę?
Prawidłowy outsourcing procesowy polega na przejęciu przez dostawcę określonego procesu, obszaru lub etapu produkcji i samodzielnym zarządzaniu nim. Dostawca organizuje pracę, wydaje polecenia, tworzy grafiki, nadzoruje zespół i odpowiada za realizację usługi.
| Prawidłowy outsourcing procesowy | Ryzyko pozornego outsourcingu |
|---|---|
| Przejęcie konkretnego procesu lub wydzielonego obszaru | Pracownicy są traktowani jak zwykły personel klienta |
| Agencja organizuje i nadzoruje pracę | Klient wydaje bezpośrednie polecenia |
| Agencja ustala grafiki i zarządza zespołem | Klient tworzy grafiki dla pracowników agencji |
| Agencja odpowiada za rezultat usługi | Model faktycznie polega na udostępnianiu personelu |
Jeżeli pracownicy agencji pracują obok zespołu klienta, otrzymują polecenia od jego kierowników i działają według jego grafików, trudno mówić o samodzielnym outsourcingu procesowym.
Wizy z innych państw Schengen — co może się zmienić?
Projekt ma także ograniczać możliwość wykonywania pracy w Polsce przez cudzoziemców korzystających z wiz uzyskanych w innych państwach strefy Schengen, takich jak Czechy czy Rumunia.
Dla części agencji może to oznaczać konieczność zmiany źródeł pozyskiwania pracowników. Jeśli rekrutacja opiera się na modelu, w którym pracownik jest legalizowany w innym kraju, a następnie kierowany do pracy w Polsce, warto przygotować alternatywny scenariusz.
Elektroniczne umowy z cudzoziemcami: ułatwienie i większa transparentność
Elektroniczne zawieranie umów może usprawnić pracę APT: ograniczyć papierowy obieg dokumentów, przyspieszyć proces zatrudnienia i ułatwić pracownikowi dostęp do umowy.
Jednocześnie cyfryzacja oznacza większą transparentność wobec instytucji kontrolnych. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów powinno więc iść w parze z uporządkowaniem danych, kontrolą uprawnień oraz jasnym procesem akceptacji.
Co agencja pracy powinna zrobić już teraz?
- Przeprowadź audyt legalności zatrudnienia — zweryfikuj dokumentację pracowników, ewidencję czasu pracy i terminy ważności dokumentów.
- Przeanalizuj model współpracy z klientami — sprawdź, czy outsourcing procesowy rzeczywiście jest outsourcingiem.
- Przygotuj alternatywne źródła rekrutacji — szczególnie jeśli korzystasz z wiz uzyskanych w innych państwach Schengen.
- Wdroż system kontroli terminów — prowadź jeden aktualny rejestr paszportów, wiz, zezwoleń, oświadczeń i umów.
- Ustal procedurę obsługi kontroli — określ, kto reprezentuje firmę, przekazuje dokumenty i kiedy włączana jest kancelaria.
FAQ: nowelizacja dla agencji pracy
Czy nowelizacja ustawy już obowiązuje?
Omawiane zmiany były przedstawiane jako projekt będący na etapie dalszych prac i opiniowania. Przed wdrożeniem zmian w firmie należy potwierdzić aktualny stan prawny.
Czy każda APT powinna wykonać audyt legalności zatrudnienia?
Tak. Audyt jest szczególnie ważny w firmach zatrudniających większą liczbę cudzoziemców, ponieważ pojedyncze błędy mogą kumulować się w skali organizacji.
Czym różni się outsourcing procesowy od pracy tymczasowej?
W outsourcingu procesowym dostawca samodzielnie organizuje i nadzoruje konkretny proces. W pracy tymczasowej pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy użytkownika.
Dlaczego APT powinny pilnować ważności paszportów?
Okres ważności paszportu może ograniczać okres, na który zostanie wydane zezwolenie. Brak kontroli terminów może opóźnić zatrudnienie lub zagrozić ciągłości pracy cudzoziemca.
Nie czekaj, aż nieprawidłowości wykryje kontrola
WINLINE360 wspiera agencje pracy tymczasowej w porządkowaniu procesów, audytach legalności zatrudnienia, analizie modeli outsourcingowych oraz przygotowaniu organizacji na zmiany regulacyjne. Pomagamy sprawdzić ryzyka dokumentacyjne i operacyjne, zanim staną się kosztownym problemem.
Ile kosztuje utrzymanie pracownika tymczasowego? Pełna kalkulacja dla agencji pracy
Czytaj artykuł →
Co grozi agencji pracy za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca? Kary, konsekwencje, realne przypadki
Czytaj artykuł →
Kontrole Straży Granicznej w agencji pracy tymczasowej i w outsourcingu – co jest sprawdzane, jak się przygotować i co zrobić po kontroli
Czytaj artykuł →